ONKO UUTISKIRJEESI ROSKAPOSTIA VAI EI?
Julkaistu 7.12.2023
Vuoden 2024 alusta Gmailin ja Yahoo-mailin mailifiltterit tiukentuvat. Molemmat tarkentavat kriteerejä, joilla päästävät maileja läpi. Esimerkiksi Gmailin osin muutokset koskevat kaikkia toimijoita, ja erityissyynissä ovat toimijat, jotka lähettävät yli 5 000 viestiä gmail-osoitteisiin päivittäin (tähän lasketaan transaktionaaliset viestit). Hyvä puoli on, että moni toimija täyttää jo kolme vaatimusta, jotka Google ja Yahoo ovat ottamassa käyttöön.
Mikäli käytät markkinointiviestiesi lähetykseen jaettua IP-osoitetta, ovat nämä käytännöt todennäköisesti käytössä (kannattaa kuitenkin vielä tarkistaa). Mikäli käytät omaa IP-osoitettasi, tarkista nämä asiat IT-osastoltanne tai taholta, joka vastaa palvelimistanne.
Mistä tiedän, lähtevätkö markkinointiviestimme omasta vai jaetusta IP-osoitteesta? Selvitä tämä markkinoinnin automaatio -työkalustanne tai IT-osaajaltanne.
Milloin nämä muutokset astuvat voimaan? Googlen viimeisin tieto on, että helmikuun 1. päivä ja Yahoo puhuu 2024 ensimmäisestä kvartaalista.
OTA KÄYTTÖÖN DMARC
Tärkein asia, johon Gmail ja Yahoo tarttuvat etenkin massalähettäijen kohdalla on DMARC. Jos lähetät yli 5000 mailia päivässä (sis. transaktionaaliset mailit) gmail-osoitteisiin, huomioi tämä.
DMARC on yksi kolmesta tärkeimmästä tavasta, joilla osoitetaan vastaanottavalle mailitaholle (mail client, kuten Gmail, Outlook, jne), että lähettävä taho on luotettava. Kaksi muuta ovat nimeltään SPF ja DKIM. Kaikkia näitä hallinnoidaan serverin nimipalvelujärjestelmässä ja ovat siis DNS-tietueita. Etkö ole kovin tekninen? Ei haittaa, voit antaa tämän artikkelin IT-osastollenne tai palvelinvastaavallenne.
SPF (Sender Policy Framework) on kertoo, että lähettävä IP kuuluu teille ja teillä on oikeus lähettää sen kautta viestejä.
DKIM (DomainKeys Identified Mail) on tavallaan allekirjoitus, joka on jokaisen emailin mukana. Se on niin ikään tapa kertoa vastaanottavalle postilaatikolle, että kyse ei ole roskapostista tai huijausmaileista.
DMARC (Domain-based Message Authentication, Reporting & Conformance) Mitä tehdä, jos vastaanottava taho ei tunnista tai löydä SPF tai DKIM-tietuetta? Se katsoo vielä DMARC-käytännön. DMARC:ille voi antaa palvelimella kolme erilaista arvoa: none, quarantine tai reject. Tämä tieto asuu lähettävällä palvelimella ja arvo asetetaan siellä. Eri arvot kertovat, miten vastaanottavan tahon pitäisi käsitellä viestejä, joista puuttuu SPF ja/tai DKIM tieto.
Alle 5000 mailia Gmail-tileihin päivittäin lähettäviltä tahoilta odotetaan vain joko SPF tai DKIM varmennusta.
Lue Googlen tiedote muuttuvista käytännöistä kokonaisuudessaan sekä lisäohjeita verifiointiin
TARKISTA LÄHETTÄJÄMAINEESI
- Mail-tester.com Mail-tester on työkalu, joka antaa uniikin emailin, jonne se pyytää lähettämään viestin. Lähetä viesti käyttämästäsi markkinoinnin automaatio -työkalusta tai muusta työkalusta (esim. testiviestinä), josta lähetätte markkinointiviestejä. Mail-tester antaa pikaisesti arvion, onko kaikki teknisesti ok ja miten sisältö näyttää toimivan.
>> Mail-testeriin - Email verifiication tool kertoo nopeasti löytyvätkö SPF, DKIM ja DMARC-tiedot, mistä pitääkin. Voit testata minkä tahansa lähettävän domainin.
>> Email verification tooliin - MxToolBoxilla on DMARC-tarkistustyökalun lisäksi monia muita työkaluja, kuten SPF check, DKIM check ja pystyt myös tarkistamaan, jos epäilet, että lähettävä IP-osoitteesi olisi mustalla listalla eli black listed, mikä käytännössä tarkoittaa, että kaikki isot mailitarjoajat hylkäävät lähettämäsi mailit (harvinainen tilanne, mutta mahdollinen).
>> MxToolBoxin DMARC check - Googlen omaan Postmaster tooliin pitää erikseen verifioitua, mutta työkalu on hyvä tapa pysyä hereillä esimerkiksi spam ratesta, josta myöhemmin tässä artikkelissa lisää.
>> Postmaster tool
Käytä omaa domainiasi lähettämiseen
Joillakin työkaluilla voi lähettää maileja, joiden lähettäjänä näkyy jaettu domain. Huom. jaettu domain on eri asia kuin jaettu IP-osoite. Jaettu domain viittaa yleensä käytettyyn työkaluun. Esimerkiksi ActiveCampaignilla lähetettyjen viestien lähettäjänä saattaa näkyä acems1.com. Tämä viittaa siihen, että edellä mainittuja verifiointeja ei ole tehty ja/tai helpoin valinta on ollut tukeutua työkalun tarjoamaan ratkaisuun. Googlen uusien, tiukempien kriteerien myötä nk. bulkkilähettäjien (yli 5000 mailia gmailiin päivittäin) tulee käyttää omaa domainiaan, eikä edellä kuvatun kaltaista jaettua domainia viestiensä lähettämiseen.
Tee kieltäytymisestä helppoa
Ja viimeiseksi: varmista, että viesteissänne on helpot unsubscribe-linkit eli tavat kieltäytyä enää vastaanottamasta viestejä. Mikä on helppoa?
1. Unsubscribe pitää pystyä antamaan yhdellä klikillä
2. Jokaisessa viestissä tulee olla tapa kieltäytyä ja lopettaa viestien vastaanottaminen, mutta tämän linkin ei tarvitse olla yhden klikin takana.
Mitä tämä sitten tarkoittaa käytännössä? Jo tähän saakka hyvätapaiset lähettäjät ovat pitäneet footerissaan kahta eri linkkiä: unsubscribe ja nk. ”muuta preferenssejäsi” -linkki. Näistä ensimmäisen on siis jatkossa hyvä johtaa suoraan viesteistä kieltäytymiseen ja toinen voi johtaa sivulle, jossa voi muuttaa asetuksiaan.
Helppo poistuminen maililistoilta on hyvä käytäntö aivan kaikille uutiskirjeitä lähettäville tahoille.
Lisäksi: PIDä spam-score alhaalla
Google pitää jatkossa yhä kovemmin silmällä, kuinka moni vastaanottajista ilmoittaa lähettämänne viestit roskapostiksi. Googlen suositus on pitää spam rate alle 0,1 prosentissa ja 0,3% tai enemmän on jo Googlelle selkeä signaali, että lähettäjä ei ole luotettava taho. Tämä kynnys koskee niin ikään aivan kaikkia markkinointiviestejä lähettäviä tahoja, huolimatta viestien määrästä.
Anna M. lehto
Founder, 70/30 Digital
Anna perusti 70/30 Digitalin, koska haluaa auttaa suomalaisia yrityksiä rakentamaan kasvua oman asiakasdatan avulla. Yli 10 vuotta digimarkkinointia inhouse- ja agency-maailmassa on vienyt Annan työskentelmään niin isojen pörssiyritysten kuin start-upienkin markkinoinnin parissa.